A、具体描述当时的情形，譬如说人物、时间、地点和原因；

B、指出具体的原因；

C、概括说明问题所产生的后果；

D、指出并支持自己的一个特定要求；

E、清晰说明读信的人可以做什么来补救自己目前的局面；

F、建议解决方法并指明解决的时间限制；

G、未必一定要使用激烈的言辞，最好使用比较礼貌的用语。

分类2、咨询信

A、指明你所需要的信息；

B、指明你为什么需要这些信息；

C、指明你什么时候需要信息；

D、避免语意含糊不清和泛泛而谈；

E、要求对方迅速回复的时候要礼貌。

分类3、求助信

A、阐述你所需要的帮助；

B、支持你自己的要求；

C、说服读信的人答复并同意你的要求；

D、提出对帮助的答谢，譬如说金钱；

E、说明时间期限。

分类4、道歉信

A、对错误提出解释，并提出有力的观点和侧重事实；

B、避免归咎其他人；

C、提出解决方法；

D、考虑收信人的情绪；

E、建立信用和信任；

F、用词和语气要礼貌体贴。

分类5、建议信 / 提供信息

A、详细地提供建议；

B、根据要求提供信息；

C、强调所有重要事项；

D、将重要的建议防在首位；

E、表达自己愿意提供进一步的帮助。

分类6、邀请信

A、大概描述活动或者计划的内容；

B、指定被邀请参加的人；

C、指定时期、地址和时间；

D、如果恰当的话，清楚地说明对着装的要求；

E、设定要求对方回信的日期。

分类7、感谢信

A、表示谢意；

B、强调所获得支持的重要性；

C、维持和收信人的关系。

分类8、求职信

A、明确指出自己为什么对该工作感兴趣；

B、使信件内容符合工作的特点；

C、准确回应雇主的要求；

D、强调相关的细节信息，譬如说教育背景、工作经验和个人才能；

E、争取做到简洁和清晰；

F、信件要带有个人特色；

G、留下地址和名字。

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